Cómo funciona OdonXius

Crear tu cuenta y tu primera clínica

Si tu clínica nunca ha usado OdonXius, tú eres quien la registra desde cero. Esto se hace una sola vez — después de esto, todo el mundo entra por "Iniciar sesión" normal.

1. Crea tu cuenta. En la pantalla de entrada, dale a "Crear cuenta", pon tu correo y una contraseña. Si el sistema pide confirmar el correo, revisa tu bandeja antes de seguir.
2. Ponle nombre a tu empresa. Es el nombre legal o comercial del negocio completo — si tú vas a tener una sola clínica, puede ser el mismo nombre de la clínica.
3. Ponle nombre a tu primera clínica. Esta es la sucursal física donde vas a atender pacientes. Si más adelante abres otra sucursal, esa se agrega después desde Administración → Clínicas (más abajo te explico cómo).
4. Configura lo básico — te va a aparecer un asistente de 4 pasos: Información (teléfono, dirección, horario, logo), Equipo (invitar a tu personal), Consultorios (nombra tus salas de atención) y Pacientes (qué datos son obligatorios al registrar un paciente). Cada paso se guarda solo — puedes saltarte cualquiera y completarlo después desde Administración, no se pierde nada.

Iniciar sesión

Correo y contraseña, y ya. Si perteneces a más de una clínica (por ejemplo, trabajas en dos consultorios distintos), verás un selector arriba con el nombre de la clínica activa — ahí puedes cambiar entre ellas cuando quieras. Todo lo que veas en la app — pacientes, agenda, facturas — es siempre de la clínica que esté seleccionada ahí.

En computadora (escritorio)

Tienes un menú a la izquierda con todos los módulos (Dashboard, Pacientes, Agenda, Odontograma, Plan de tratamiento, Presupuestos, Recetas, Facturación, Reportes, Multimedia, Administración). Puedes colapsarlo a solo íconos con el botón de flecha, si quieres más espacio en pantalla.

En tableta

El mismo menú, pero solo con íconos — pasa el cursor o toca cada uno para saber qué es.

En el celular

Abajo tienes una barra con los 4 módulos que más se usan (Dashboard, Pacientes, Agenda, Odontograma) y un botón "Más" que abre los demás en un menú lateral. Ahí mismo, arriba del todo, está "Mi perfil".

La búsqueda global

Arriba a la derecha hay una lupa — desde cualquier pantalla te deja buscar un paciente por nombre, código, cédula, teléfono o correo, sin tener que ir primero a Pacientes.

Modo claro / oscuro

El ícono de luna/sol arriba a la derecha cambia el tema. Se queda guardado la próxima vez que entres.

Registrar un paciente nuevo

1. En Pacientes, dale al botón + Nuevo paciente (o el botón ＋ flotante en el celular).
2. Llena la pestaña Principal: nombre y apellido son los únicos datos obligatorios de verdad — el resto (cédula, fecha de nacimiento, dirección, provincia, país...) lo decide cada clínica en Administración → Pacientes. Si un campo no está marcado como obligatorio, lo puedes dejar en blanco y completarlo después.
3. En la pestaña Contacto, agrega los teléfonos/correos del paciente y, si aplica, su contacto de emergencia. Puedes marcar por cuáles vías acepta WhatsApp, llamadas o SMS.
4. En Historia clínica anota antecedentes médicos, alergias y medicamentos que ya sepas — no hace falta llenarlo todo de una vez, se puede seguir completando después.
5. Dale a Guardar. En cuanto guardas, el sistema te lleva directo a la ficha completa del paciente (no te devuelve a la lista) — así sigues trabajando con él de una vez.

Buscar un paciente

El buscador (en la lista de Pacientes, o la lupa de arriba) encuentra por nombre, código de paciente, cédula, teléfono o correo — con que escribas un pedazo de cualquiera de esos, ya aparece.

Paciente 360°: la ficha completa

Cuando abres un paciente desde la lista o la búsqueda, entras a lo que llamamos "Paciente 360°" — una sola pantalla con todo lo suyo, organizada en pestañas:

Arriba de las pestañas siempre ves un encabezado fijo: nombre, edad, código, WhatsApp/teléfono, y — si tiene alguna alergia activa — una franja de alerta bien visible. Debajo, tres datos rápidos: próxima cita, tratamientos pendientes, y balance (lo que debe).

Cómo leer el diagrama

Cada diente se dibuja como una "rueda" de 5 zonas (arriba, abajo, izquierda, derecha y el centro), representando las superficies reales del diente: mesial, distal, oclusal, vestibular y palatina/lingual. El color de cada zona te dice la condición — caries, restauración, corona, extraído, etc. — cada condición tiene su propio color, bien distinto una de otra pa' que no se confundan a simple vista.

Arriba del diagrama tienes un panel con: el toggle 2D / 3D (el 3D todavía es una vista previa — solo se puede seleccionar el diente completo, no por superficie), y el toggle Permanente / Temporal pa' dentición de niños.

Registrar un hallazgo clínico

1. Con un paciente abierto, ve a la pestaña Odontograma.
2. Toca la superficie del diente donde encontraste algo (por ejemplo, la cara oclusal de la pieza 36). Si es algo que afecta el diente completo — como una extracción — toca el diente entero.
3. Dale a Registrar hallazgo clínico.
4. Escoge la condición (Caries, Restauración, Corona, Extraído...). Si esa pieza ya tenía algo registrado, el sistema ya te lo pre-selecciona — no tienes que volver a escoger de cero solo pa' agregar el tratamiento que se te había olvidado.
5. Si quieres, escribe un diagnóstico en texto libre, y vincula un tratamiento del catálogo con su estado (pendiente, en progreso, completado). Si el tratamiento que necesitas no está en la lista, lo puedes crear ahí mismo con "+ nuevo tratamiento".
6. Dale Guardar. Ese hallazgo queda grabado con fecha y quién lo hizo — no se puede borrar, solo corregir con un hallazgo nuevo (así el historial clínico nunca se pierde, igual que en un expediente de papel).

Seleccionar varios dientes a la vez

Mantén presionado (o Ctrl/Cmd + clic en computadora) sobre varios dientes para seleccionarlos juntos y asignarles la misma condición de una — útil cuando, por ejemplo, marcas varias piezas como "Sano" después de una limpieza general.

Ver el historial en una fecha pasada

Debajo del diagrama están los botones Ver estado en fecha y Comparar fecha — el primero "viaja en el tiempo" y te muestra cómo estaba la boca en cualquier fecha anterior; el segundo compara dos fechas y te lista, diente por diente, qué cambió. Con Volver a hoy regresas al estado actual. Mientras estés viendo una fecha pasada no puedes registrar hallazgos nuevos — eso solo se hace sobre el presente.

Deshacer / rehacer

Las flechitas de deshacer y rehacer (junto al toggle 2D/3D) aplican a la selección de dientes, no a los hallazgos clínicos ya guardados — un hallazgo grabado nunca se "deshace" solo con un clic, porque es parte del historial real del paciente.

Crear una cita

1. Dale a + Nueva cita, o directamente toca un espacio vacío en el calendario — esa hora ya sale pre-llenada.
2. Busca al paciente por nombre (o créalo rápido ahí mismo con solo nombre y apellido, si es alguien nuevo que llama por primera vez).
3. Escoge el odontólogo, la duración (15/30/45/60/90/120 min con un toque, o pones tú la hora final) y, si quieres, el motivo y un consultorio.
4. Guarda. Si esa hora choca con otra cita del mismo odontólogo o consultorio, el sistema te avisa — pero te deja seguir si de verdad quieres agendarla igual (por ejemplo, una consulta rápida de 5 minutos entre dos citas largas).

Moverla o cambiarle la duración

En la vista Día/Semana puedes arrastrar una cita a otra hora, o estirarla desde abajo pa' cambiarle la duración — se guarda solo, sin tener que abrir el formulario.

El ciclo de vida de una cita

Una cita va pasando por estados a medida que avanza el día: Programada → Confirmada → Llegó → En espera → En tratamiento → Completada. En cualquier momento antes de "En tratamiento" se puede Cancelar o Reprogramar; si el paciente sencillamente no llegó, se marca como No-show. Cada cambio de estado queda en un historial — quién lo hizo y cuándo.

Filtrar y buscar

El botón de filtros deja combinar consultorio, estado, tratamiento y paciente a la vez. También puedes escribir el nombre del paciente directamente en el buscador de la agenda.

Bloquear días

Si un odontólogo se va de vacaciones, o la clínica cierra por feriado, no hay que ir cancelando cita por cita. Dale al ícono de candado en la agenda:

• Bloquear hoy — cierra el día de hoy pa' que no entren citas nuevas (las que ya existían no se tocan).
• + Nuevo bloqueo — escoges la fecha, si es toda la clínica o solo un odontólogo específico, y si es un bloqueo completo o solo un límite de cuántas citas caben ese día.

También puedes fijar de una vez, desde Administración → Información, un máximo de citas por día y qué días de la semana la clínica no trabaja (por ejemplo, si nunca abren los domingos).

Crear un plan desde el odontograma

1. Con el paciente abierto en Odontograma, dale a Crear plan de tratamiento.
2. El sistema busca solo los hallazgos que ya tienen un tratamiento vinculado y todavía no están en ningún plan, y te muestra una vista previa con cada pieza, su costo y el total.
3. Revisa y dale Aceptar — ahí sí se crea de verdad. Si le das Cancelar, no se guarda nada.

Este mismo botón está también en la pestaña Tratamientos del Paciente 360°.

Crear un plan sin pasar por el odontograma

Desde el módulo Plan tratamientos (el que ves con todos los pacientes de la clínica), el botón Crear plan de tratamiento te deja buscar el paciente y agregar los ítems a mano — pieza, superficie, diagnóstico, tratamiento y precio — sin necesidad de haber tocado el odontograma primero.

Trabajar un plan ya creado

Cada fila de un plan tiene:

• Un desplegable de estado (Pendiente, En progreso, Completado, Aceptado, Cancelado) — cambiarlo aquí es lo que hace que el tratamiento avance de verdad.
• Columnas de Seguro cubre / Paciente paga, una vez que ese ítem ya se facturó.
• Una columna Pagado de solo lectura — dice "—" si no se ha facturado, "Facturado" si ya tiene factura pero falta cobrar, y un check verde ✓ cuando ya está completamente pagado.
• Botones Facturar / Cobrar por plan — llevan directo a Facturación con los ítems ya cargados.

El ciclo de vida de un presupuesto

Borrador → Enviado → Visto → el paciente responde (Aceptado, Aceptado parcial, o Rechazado). Si nadie responde antes de la fecha de vigencia, se marca Expirado solo. Una vez aceptado, se puede Convertir a plan de tratamiento — ahí sí pasa a ser trabajo clínico real.

Crear uno

1. Dale a + Nuevo presupuesto y busca el paciente.
2. En la pestaña Tratamientos: importa ítems de un plan de tratamiento ya existente, o agrégalos a mano con "+ Agregar procedimiento". Ahí mismo ves el resumen económico actualizándose en vivo, incluyendo lo que cubre el seguro si el paciente tiene uno activo.
3. En la pestaña Condiciones: fecha de vigencia, anticipo, cuotas, forma de pago, descuento y notas.
4. Dale Guardar como borrador.

Enviarlo y registrar la respuesta

Desde el detalle del presupuesto: Enviar → cuando el paciente lo revisa, Marcar como visto → y cuando responde, Registrar respuesta abre una lista de cada tratamiento marcado como aceptado por defecto — desmarca los que el paciente no quiere, y el sistema calcula solo si el resultado es Aceptado, Rechazado o Aceptado parcialmente.

Otras acciones del presupuesto

• Nueva versión — si necesitas corregirlo después de enviado, crea una copia enlazada, nunca edita el original a escondidas.
• Duplicar — una copia limpia, sin enlace al original, para reusar la misma estructura con otro paciente o situación.
• Imprimir — genera un PDF profesional con el logo de la clínica, listo para mandar por WhatsApp o correo.
• Facturar — solo aparece una vez que ya está Convertido y hay algo realmente completado sin facturar todavía.

Crear una receta

1. Puedes empezar desde 4 lugares distintos: la pestaña Recetas del paciente, el botón "Nueva receta" dentro de una cita, "Crear receta" junto a un ítem específico de un plan de tratamiento, o directo desde el módulo Recetario.
2. Escoge el odontólogo (y si viene de una cita/tratamiento, ya sale marcado solo).
3. Agrega medicamentos: busca en el catálogo (tus favoritos salen primero), o usa Usar plantilla pa' copiar de una vez toda una receta armada de antemano — copiarla no cambia la plantilla original.
4. Por cada medicamento pones dosis, frecuencia, duración y cantidad.
5. Guarda como borrador, y cuando esté lista de verdad, dale Emitir receta — a partir de ahí ya no se puede editar; una corrección después de emitida se hace como "Nueva versión".

Plantillas de receta

Si siempre recetas la misma combinación después de una extracción, por ejemplo, arma una plantilla una vez y reúsala en segundos. Puede ser tuya, personal, o de toda la clínica.

Facturar un tratamiento

1. Busca al paciente y dale Nueva factura (desde Facturación, desde el plan de tratamiento, o desde la ficha del paciente).
2. El sistema te muestra solo los tratamientos ya Completados que todavía no se han facturado, con lo que cubre el seguro (si aplica) ya calculado.
3. Revisa y confirma — ahí se crea la factura de verdad.

Cobrar

1. Desde la factura, dale Cobrar.
2. Escoge si paga el paciente o la aseguradora.
3. Si es el paciente, puedes dividir el pago entre varios métodos (efectivo + tarjeta, por ejemplo) — el sistema no te deja continuar si la suma no cuadra con el monto exacto.
4. Si tienes una caja abierta, puedes marcarla ahí mismo pa' que ese dinero quede reflejado en el cuadre de caja.
5. Se genera un recibo automático.

Cuentas por cobrar

Un listado, agrupado por paciente y por aseguradora, de todo lo que todavía deben — ordenado de mayor a menor deuda, pa' saber a quién llamar primero.

Caja

1. Abrir caja al empezar el día, con el monto inicial en efectivo.
2. Durante el día, los cobros en efectivo se suman solos al cuadre.
3. Si necesitas registrar una entrada o salida manual (una compra chiquita, un ajuste), usa "Registrar movimiento" — siempre pide un motivo.
4. Al final del día, Cerrar caja: cuentas el efectivo físico, el sistema te dice cuánto debería haber, y si hay diferencia te pide explicar por qué.

Venta rápida (POS)

Pa' vender un producto de mostrador (pasta dental, cepillos) sin necesidad de historia clínica de por medio — el botón "Venta rápida (POS)" está en la pestaña Facturas. Se puede vender sin escoger paciente si la clínica lo permite (se configura en Administración → Información).

Anular una factura o un pago

Nada se borra de verdad. Anular una factura pide un motivo obligatorio y solo se puede si no tiene pagos activos (hay que anular esos primero). Anular un pago crea una devolución enlazada — el número original se queda ahí, tachado, como constancia.

Configurar el catálogo (una sola vez por aseguradora)

1. En Administración → Seguros, agrega la aseguradora (por ejemplo, "Senasa" o "ARS Humano").
2. Dentro de ella, agrega sus planes.
3. Por cada plan, define las reglas de cobertura: por ejemplo, "Limpieza dental: 80% cubierto" o "Extracción: cubre hasta $1,500, el resto lo paga el paciente".

Afiliar a un paciente

Desde la pestaña Finanzas del paciente (o su ficha), agrega su seguro: aseguradora, plan, número de afiliado y si es su seguro principal o secundario. En cuanto lo tiene activo, cualquier factura nueva le calcula la cobertura sola, automáticamente.

Autorizaciones

Algunos tratamientos exigen que la aseguradora los apruebe primero. Si una regla de cobertura lo requiere, esa línea no se puede facturar hasta que registres una autorización Aprobada (o Aprobada parcial) en Solicitar/Actualizar autorización.

Generar un reporte

1. Entra a Reportes y toca la tarjeta del reporte que quieres.
2. Escoge el alcance: "Esta clínica" o "Toda la empresa" (la segunda opción solo la ve un Admin. Empresa).
3. Escoge el rango de fechas — hay chips rápidos (Hoy, Esta semana, Este mes, Mes pasado, Este año) o "Rango personalizado" si necesitas fechas exactas. Cuentas por cobrar es la única excepción: no tiene rango, siempre muestra la deuda pendiente a día de hoy.
4. Algunos reportes tienen un filtro extra (Citas/Agenda: por estado y por profesional; Producción clínica: por tratamiento y por profesional; Ingresos: por método de pago).
5. Dale Generar — se abre una vista previa con los datos ya listos antes de exportar nada.

Exportar a PDF o CSV

Desde la vista previa, Exportar a PDF abre el diálogo de impresión/guardado de tu navegador (de ahí puedes imprimir o guardar el PDF); Exportar a CSV te deja guardar el archivo directamente — ábrelo con Excel o Google Sheets. Ambos formatos llevan el nombre de la clínica (o de la empresa, si el alcance era "Toda la empresa") junto al título del reporte, para que quede claro de dónde salió cada uno.

Cuentas por cobrar: dos vistas en una

Este reporte trae un interruptor propio, "Por paciente" / "Por aseguradora" — son los mismos dos listados que ya viste en Facturación → Cuentas por cobrar, ahora con vista previa y exportación. Genera trae ambos a la vez; el interruptor solo decide cuál ves/exportas en ese momento.

General

El nombre de tu empresa, el de tu clínica, tu rol y tu correo.

Si eres Admin. Empresa, el nombre de la Empresa tiene un lapicito ✓ al lado — tócalo, edita el texto y dale al check pa' guardar.

Información

Los datos de contacto de esta clínica: nombre de la clínica, teléfono, correo, dirección, horarios y logo. Más abajo, la sección de Agenda: máximo de citas por día y qué días de la semana no se trabaja. También el interruptor de "Permitir venta sin paciente" pa' el POS.

Clínicas

Si tu empresa tiene (o va a tener) más de una sucursal, aquí las ves todas juntas.

1. Escribe el nombre de la clínica nueva en el campo de arriba.
2. Dale Agregar.
3. La nueva clínica aparece de una vez en el selector de arriba de la pantalla — selecciónala ahí para empezar a configurarla (Información, Equipo, Consultorios...).

Equipo

Invita personal de dos formas:

• Por correo: "Invitar personal" — le manda un correo real con acceso directo.
• Por código: cada rol tiene su propio código reusable (útil si no tienes correo configurado, o quieres compartir el código por WhatsApp). Regenerar el código invalida el anterior.

Desde la tabla de personal puedes cambiar el rol de alguien o quitarlo (nunca se borra de verdad — solo se desactiva, así que si esa persona vuelve, se reactiva su historial).

Consultorios

Nombra las salas físicas de atención de esta clínica (Consultorio 1, Consultorio 2...) — así las citas se pueden asignar a un consultorio específico y evitar choques.

Pacientes

Marca qué campos son obligatorios al registrar un paciente nuevo (cédula, fecha de nacimiento, dirección...). Nombre y apellido siempre son obligatorios, el resto lo decides tú. Aquí también se configura el formato del código de paciente (el prefijo "PAC-" y cuántos dígitos).

Tratamientos

El catálogo de servicios que ofrece la clínica (Limpieza, Extracción, Restauración...) con su precio base. De aquí sale la lista que ves al registrar un hallazgo en el odontograma.

Caja

Crea las cajas registradoras que tiene tu clínica (mostrador, recepción, etc.). Abrir/cerrar el día a día se hace desde Facturación → Caja, no aquí — esta pestaña es solo pa' decidir cuántas cajas existen.

Productos

El catálogo de productos físicos que se venden por el POS, con su stock por clínica. "Ajustar stock" te deja corregir la cantidad cuando hagas inventario.

Auditoría

Un registro de fecha, usuario, entidad y acción de todo lo financiero (facturas, pagos, devoluciones, cajas) — pa' saber quién hizo qué y cuándo, sin necesidad de preguntarle a nadie.

¿Por qué no puedo hacer tal cosa?

Casi siempre es cuestión de rol. Revisa el capítulo de Roles y, si tienes acceso, la matriz de Permisos por rol. Si de verdad debería estar disponible pa' ti, pídele a tu Admin. Empresa o Admin. Clínica que revise ahí.

Registré mal un hallazgo en el odontograma, ¿cómo lo corrijo?

No se borra — se registra un hallazgo nuevo con la condición correcta. El historial clínico completo (correcto e incorrecto) siempre queda visible con fecha y quién lo hizo, igual que en un expediente físico donde uno no arranca páginas.

¿Por qué el "Pendiente" del resumen y el "Balance" no coinciden con lo que dice Facturación?

Son dos preguntas distintas: una es "¿cuántos tratamientos faltan por completar?" (clínico) y la otra es "¿cuánto dinero se debe?" (financiero). Un tratamiento puede estar completado y sin facturar todavía, o facturado con un descuento que cambia el monto — es normal que no sean el mismo número.

Cerré la caja y me equivoqué, ¿puedo reabrirla?

No — una vez cerrada queda congelada pa' siempre, como constancia real de ese cuadre. Cualquier corrección se hace como un movimiento manual en la sesión del día siguiente, con su motivo explicado.

¿Cómo agrego una segunda clínica bajo mi misma empresa?

Administración → Clínicas → escribe el nombre → Agregar. Solo lo puede hacer un Admin. Empresa. Ve el capítulo Clínicas para el paso a paso completo.